A. Apa itu Sistem Administrasi Proyek?
Sebuah proyek konstruksi akan berjalan dengan baik jika didukung oleh seorang administrasi dan keuangan proyek dengan berbagai macam tugasnya. Peran administrasi proyek dimulai dari masa persiapan pelaksanaan pembangunan sampai dengan pemeliharaan dan penutupan kontrak kerja. Proyek adalah suatu kegiatan yang mempunyai jangka waktu tertentu dengan alokasi sumber daya terbatas, untuk mencapai suatu sasaran tertentu, sedangkan konstruksi adalah suatu kegiatan yang membangun sarana maupun prasarana. Jadi Proyek Konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upayapembangunan sesuatu bangunan, mencakup pekerjaan pokok dalam bidang teknik sipil dan arsitektur, meskipuntidak jarang juga melibatkan disiplin lain seperti teknik industri, mesin, elektro, geoteknik, maupun lansekap.
B. Jenis Proyek Konstruksi
Beberapa contoh dari proyek konstruksi berdasarkan jenis nya adalah sebagai berikut.
a. Proyek Bangunan Perumahan atau Bangunan Pemukiman (Residential Construction)
Adalah suatu proyek pembangunan perumahan atau pemukiman berdasarkan pada tahapan pembangunan yang serempak dengan penyediaan prasarana penunjang. Jenis proyek bangunan perumahan atau pemukiman ini sangat membutuhkan perencanaan yang baik dan matang untuk infrastruktur yang ada dalam lingkungan pemukiman tersebut seperti jalan, air bersih, listrik dan lain sebagainya.b. Konstruksi Bangunan Gedung (Building Construction)
Adalah tipe proyek konstruksi yang paling banyak dikerjakan. Tipe konstruksi bangunan ini menitik beratkan pada pertimbangan konstruksi, teknologi praktis, danpertimbangan pada peraturan
c. Proyek Konstruksi Teknik Sipil (Heavy Engineering Construction)
Adalah proses penambahan infrastruktur pada suatu lingkungan terbangun (built environment). Pemilik proyek (owner) biasanya pemerintah baik pada tingkat nasional atau daerah. Pada proyek ini elemen desain, finansial dan pertimbangan hukum tetap menjadi pertimbangan penting, walaupun proyek ini lebih bersifat non-profit dan mengutamakan pelayanan masyarakat (public services). Contoh proyek konstruksi yang termasuk pada jenis proyek teknik sipil ini antara lain proyek pembangkit listrik, proyek jalan raya, proyek rel kereta api, proyek pembuatan bendungan, dan lain sebagainya.d. Proyek Konstruksi Industri (Industrial Construction)
Proyek konstruksi yang termasuk dalam jenis ini biasanya proyek industri yang membutuhkan spesifikasi dan persyaratan khusus seperti untuk kilang minyak, industri berat/industri dasar, pertambangan, nuklir dan sebagainya. Perencanaan dan pelaksanaannya membutuhkan ketelitian dan keahlian/ teknologi yang spesifik.C. Pihak-pihak Yang Terlibat dalam Proyek Konstruksi
Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksaan/penyelenggara proyek antara lain adalah :
a. Owner/Pemilik, adalah orang atau badan yang memerintahkan / memberikan pekerjaan (proyek) kepada pihak lain (Konsultan/kontraktor) untuk dilaksanakan dan membayar serta menerima hasil pekerjaan tersebut.
b. Pemimpin Proyek/Pemimpin bagian proyek, adalah orang yang ditunjuk oleh pemilik untuk memimpin dan bertindak sebagai pemilik di dalam pengelolaan proyek.
c. Konsultan Perencana adalah badan usaha atau orang yang ditunjuk oleh owner untuk membuat perencanaan lengkap tentang proyek yang diinginkan, sehingga siap dilelangkan dan dilaksanakan.
d. Konsultan Pengawas (Supervisi) adalah badan usaha atau orang yang diberi tugas/ditunjuk oleh owner untuk melaksanakan pengawasan/pengendalian pelaksanaan proyek agar sesuai dengan perencanaannya.
e. Kontraktor adalah orang yang diberi tugas untuk mengerjakan suatu proyek.
a. Owner/Pemilik, adalah orang atau badan yang memerintahkan / memberikan pekerjaan (proyek) kepada pihak lain (Konsultan/kontraktor) untuk dilaksanakan dan membayar serta menerima hasil pekerjaan tersebut.
b. Pemimpin Proyek/Pemimpin bagian proyek, adalah orang yang ditunjuk oleh pemilik untuk memimpin dan bertindak sebagai pemilik di dalam pengelolaan proyek.
c. Konsultan Perencana adalah badan usaha atau orang yang ditunjuk oleh owner untuk membuat perencanaan lengkap tentang proyek yang diinginkan, sehingga siap dilelangkan dan dilaksanakan.
d. Konsultan Pengawas (Supervisi) adalah badan usaha atau orang yang diberi tugas/ditunjuk oleh owner untuk melaksanakan pengawasan/pengendalian pelaksanaan proyek agar sesuai dengan perencanaannya.
e. Kontraktor adalah orang yang diberi tugas untuk mengerjakan suatu proyek.
D. Tahapan-Tahapan Proyek Konstruksi
Secara garis besar tahapan proyek konstruksi dapat dibagi menjadi:
1. Tahap Perencanaan (Planning)
Semua proyek konstruksi biasanya dimulai dari gagasan atau rencana dan dibangun berdasarkan kebutuhan (need). Pihak yang terlibat adalah pemilik.
2. Tahap Perancangan (Design)
Pada tahap ini adalah melakukan perancangan (desain) yang lebih mendetail sesuai dengan keinginan dari pemilik. Seperti membuat gambar rencana, spesifikasi, rencana anggaran biaya (RAB), metoda pelaksanaan, dan sebagainya.
Kegiatan yang dilaksanakan :
1. Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penyelesaian akhir
2. Memeriksa masalah teknis,
3. Meminta persetujuan akhir dari pemilik proyek
Mempersiapkan :
1. Rancangan terinci
2. gambar kerja, spesifikasi dan jadwal
3. Daftar kuantitas
4. Taksiran biaya akhir
3. Tahap Pengadaan/Pelelangan
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk Kontraktor sebagai pelaksanan atau sejumlah kontraktor sebagai sub-kontraktor yang melaksanakan konstruksi di lapangan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah :
PrakualifikasiSeringkali dalam tahap pelelangan diadakan beberapa prosedur agar kontraktor yang berpengalaman dan berkompeten saja yang diperbolehkan ikut serta dalam pelelangan. Prosedur ini dikenal sebagai babak prakualifikasi yang meliputi pemeriksaan sumber daya keuangan, manajerial dan fisik kontraktor yang potensial, dan pengalamannya pada proyek serupa, serta integritras perusahaan. Untuk proyek-proyek milik pemerintah, Kontraktor yang memenuhi persyaratan biasanya dimasukkan ke dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM)
Dokumen Kontrak
Dokumen kontrak sendiri didefinisikan sebagai dokumen legal yang menguraikan tugas dan tangjung jawab pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Dokumen kontrak akan ada setelah terjadi ikatan kerjasama antara dua pihak atau lebih. Sebelum hal itu terjadi terdapat proses pengadaan atau proses pelelangan dimana diperlukan Dokumen lelang atau dokumen tender.
4. Tahap Pelaksanaan (Construction)
Tujuan dari tahap pelaksanaan adalah untuk mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek dan sudah dirancang oleh Konsuktan Perencana dalam batasan biaya dan waktu yang telah disepakati, serta dengan kualitas yang telah disyaratkan. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan semua operasional di lapangan.
Perencanaan dan pengendalian proyek secara umum meliputi :
* Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan
* Perencanaan dan pengendalian organisasai lapangan
* Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja
* Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material
Sedangkan koordinasi seluruh operasi di lapangan meliputi :
* Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk bangunan sementara maupun bangunan permanen, serta semua fasilitas dan perlengkapan yang terpasang.
* Mengkoordinasikan para Sub-Kontraktor
* Penyeliaan umum.
Pelaksanaan pekerjaan konstruksi untuk gedung berbeda dengan pekerjaan konstruksi jalan atau konstruksi bendungan, pelabuhan dsb. Pada pekerjaan konstruksi, 4 target yang harus dicapai kontraktor :
* Selesai dengan mutu/kualitas paling tidak sama dengan yang ditentukan dalam spec/perencanaan
* Selesai dengan waktu lebih kecil atau sama dengan waktu perencanaan
* Selesai dengan biaya paling tidak sama dengan biaya yang direncanakan
* Selesai dengan tidak menimbulkan dampak lingkungan (sosial, fisik, dan administratif)
* Pemeriksaan lab/testing
* Penyerahan pertama
* Masa pemeliharaan
* Penyerahan kedua.
Secara garis besar tahapan proyek konstruksi dapat dibagi menjadi:
1. Tahap Perencanaan (Planning)
Semua proyek konstruksi biasanya dimulai dari gagasan atau rencana dan dibangun berdasarkan kebutuhan (need). Pihak yang terlibat adalah pemilik.
2. Tahap Perancangan (Design)
Pada tahap ini adalah melakukan perancangan (desain) yang lebih mendetail sesuai dengan keinginan dari pemilik. Seperti membuat gambar rencana, spesifikasi, rencana anggaran biaya (RAB), metoda pelaksanaan, dan sebagainya.
Kegiatan yang dilaksanakan :
1. Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penyelesaian akhir
2. Memeriksa masalah teknis,
3. Meminta persetujuan akhir dari pemilik proyek
Mempersiapkan :
1. Rancangan terinci
2. gambar kerja, spesifikasi dan jadwal
3. Daftar kuantitas
4. Taksiran biaya akhir
3. Tahap Pengadaan/Pelelangan
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk Kontraktor sebagai pelaksanan atau sejumlah kontraktor sebagai sub-kontraktor yang melaksanakan konstruksi di lapangan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah :
PrakualifikasiSeringkali dalam tahap pelelangan diadakan beberapa prosedur agar kontraktor yang berpengalaman dan berkompeten saja yang diperbolehkan ikut serta dalam pelelangan. Prosedur ini dikenal sebagai babak prakualifikasi yang meliputi pemeriksaan sumber daya keuangan, manajerial dan fisik kontraktor yang potensial, dan pengalamannya pada proyek serupa, serta integritras perusahaan. Untuk proyek-proyek milik pemerintah, Kontraktor yang memenuhi persyaratan biasanya dimasukkan ke dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM)
Dokumen Kontrak
Dokumen kontrak sendiri didefinisikan sebagai dokumen legal yang menguraikan tugas dan tangjung jawab pihak-pihak yang terlibat di dalamnya. Dokumen kontrak akan ada setelah terjadi ikatan kerjasama antara dua pihak atau lebih. Sebelum hal itu terjadi terdapat proses pengadaan atau proses pelelangan dimana diperlukan Dokumen lelang atau dokumen tender.
4. Tahap Pelaksanaan (Construction)
Tujuan dari tahap pelaksanaan adalah untuk mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek dan sudah dirancang oleh Konsuktan Perencana dalam batasan biaya dan waktu yang telah disepakati, serta dengan kualitas yang telah disyaratkan. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengendalikan semua operasional di lapangan.
Perencanaan dan pengendalian proyek secara umum meliputi :
* Perencanaan dan pengendalian jadwal waktu pelaksanaan
* Perencanaan dan pengendalian organisasai lapangan
* Perencanaan dan pengendalian tenaga kerja
* Perencanaan dan pengendalian peralatan dan material
Sedangkan koordinasi seluruh operasi di lapangan meliputi :
* Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pembangunan, baik untuk bangunan sementara maupun bangunan permanen, serta semua fasilitas dan perlengkapan yang terpasang.
* Mengkoordinasikan para Sub-Kontraktor
* Penyeliaan umum.
Pelaksanaan pekerjaan konstruksi untuk gedung berbeda dengan pekerjaan konstruksi jalan atau konstruksi bendungan, pelabuhan dsb. Pada pekerjaan konstruksi, 4 target yang harus dicapai kontraktor :
* Selesai dengan mutu/kualitas paling tidak sama dengan yang ditentukan dalam spec/perencanaan
* Selesai dengan waktu lebih kecil atau sama dengan waktu perencanaan
* Selesai dengan biaya paling tidak sama dengan biaya yang direncanakan
* Selesai dengan tidak menimbulkan dampak lingkungan (sosial, fisik, dan administratif)
* Pemeriksaan lab/testing
* Penyerahan pertama
* Masa pemeliharaan
* Penyerahan kedua.
